Para facilitar el logro de sus objetivos, la Contraloría Universitaria ha asumido las siguientes funciones generales:

a) Vigilar el cumplimiento de aquellas políticas que la Universidad establece para facilitar y orientar la administración de la Institución.

b) Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema del control interno, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.

c) Velar, dentro de su ámbito de acción, por la salvaguardia y uso adecuado de los bienes y recursos propiedad de la Institución y de aquellos otros que están bajo la administración o custodia de la Universidad.

d) Realizar servicios de auditoría y asesoramiento, orientados a proteger los fondos públicos asignados a la Universidad, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar.

e) Realizar trabajos de auditoría a entidades, fondos y actividades privadas a las cuales se les transfieran recursos para asumir proyectos o actividades de interés institucional, según convenios o disposiciones vigentes.

f) Realizar actividades que promuevan las mejores prácticas de administración, gestión y control interno en el ejercicio de las actividades universitarias.

g) Asesorar, en materia de su competencia y de acuerdo con su plan de trabajo, las diferentes unidades de la Institución.

h) Verificar que la Administración activa tome las medidas de control interno dispuestas en la Ley General de Control Interno, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceras personas; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos en esas actividades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.

i) Advertir a las diferentes unidades de la Institución, cuando sea de su conocimiento, sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones que puedan acarrear responsabilidades.

j) Autorizar, mediante razón de apertura y cierre, los libros de contabilidad, libros de actas de contratación administrativa y otros que deban llevar, legal o reglamentariamente, los principales órganos de dirección universitaria, así como otros que, a criterio de la contralora o del contralor, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

k) Las demás funciones que, legal y reglamentariamente, se le asignen como órgano de auditoría interna.

l) Velar, dentro de su ámbito de acción, por el adecuado cumplimiento de la normativa universitaria.

El Departamento de Auditoría, como se le denominaba a la Oficina de Contraloría Universitaria en sus inicios, se creó el 14 de enero de 1963, mediante sesión 1266 del Consejo Universitario. Sus funciones fueron determinadas con base en el perfil que recomendó la comisión integrada por el Prof. Carlos Monge Alfaro, el Lic. Fidel Tristán Castro y el Lic. Fernando Murillo B., en oficio enviado al Consejo Universitario el 10 de enero de 1963.

Desde entonces, el Departamento de Auditoría se constituyó como un órgano asesor del Consejo Universitario y como un ente colaborador de las distintas dependencias de la Institución.

En ese año (1963) Lic. Fernando Murillo definió el rol de la Oficina en los siguientes términos: "... la actitud de nuestro departamento es amplia y positiva, máxime tratándose de materia tan delicada como la fiscalización”.

En el año 1983, en respuesta a los cambios de las labores de auditoría, el Consejo Universitario, en sesión 3025, creó una sección técnica profesional, que incluía profesionales en computación, presupuesto, auditoría e ingeniería.

A finales de 1988, se inició un proceso de reorganización con el fin de responder cada vez más a un modelo de auditoría interna profesional, de elevada calidad técnico-profesional y orientada a promover, facilitar y fiscalizar la buena administración en la Universidad.

La oficina actualmente se encuentra estructurada en cinco secciones y dos unidades: Sección de Auditoría Administrativa, Sección de Auditoría Operacional, Sección de Auditoría Contable-financiera, Sección de Auditoría de Sistemas y Tecnologías de información, Sección de Auditoría Estudios Especiales, Unidad de Desarrollo de la Calidad y la Unidad de Servicios Complementarios. El personal de la oficina está conformado por profesionales en las áreas de administración de negocios, administración pública, contaduría pública, derecho, ingeniería civil, ingeniería en informática, ingeniería industrial y arquitectura.

Las autoridades universitarias pueden solicitar a la Oficina de Contraloría Universitaria el estudio de un asunto específico, especialmente cuando observen indicios de debilitamiento del control interno institucional, perjuicio al interés universitario, menoscabo al patrimonio institucional, que requiera un estudio técnico para su corroboración o para generar posibles medidas correctivas. Esta Oficina le dará el trámite que considere pertinente, de acuerdo con su competencia, su plan de trabajo y los recursos disponibles, y considerando que, en primera instancia, les corresponde a los órganos de la administración activa fortalecer el control interno y proteger los intereses y recursos institucionales.

Los requerimientos específicos de auditoría solicitados por el Consejo Universitario o la Rectoría tendrán un nivel relevante de prioridad y se incluirán de oficio en el programa de trabajo para su atención a la mayor brevedad posible.

TIPO DE SERVICIO

Auditorías.

Es una evaluación sistemática independiente que procura validar la suficiencia, pertinencia y el cumplimiento de principios, políticas, normas y otras disposiciones que regulan o inciden en la gestión de una Unidad o proceso universitario. La evaluación se hace sobre los sistemas, procedimientos, controles y resultados de procesos administrativos, operativos, contables, financieros, legales, de tecnologías de información así como de otros especializados, con el afán de brindar aportes y recomendaciones que coadyuven al fortalecimiento del control interno y el logro de los objetivos institucionales.

Evaluación de un procedimiento o asunto específico.

Son las evaluaciones particulares que se realizan de un procedimiento o de un asunto específico, a fin de comprobar el cumplimiento de la normativa jurídica y técnica aplicable.

Monitoreo y pruebas específicas.

El monitoreo es el trabajo de auditoría periódico y sistemático que se realiza con el fin de valorar los resultados y la gestión realizada sobre algunos procesos críticos para el logro de los objetivos del control interno institucional. Las pruebas específicas son evaluaciones o revisiones definidas para verificar el cumplimiento de lineamientos o pautas establecidas por la Administración, principalmente sobre aspectos operativos.

Opiniones técnicas.

Se refiere a los pronunciamientos técnicos que se emiten en la atención de consultas sobre aspectos técnicos específicos relacionados con nuestro ámbito de competencia. Dentro de este tipo de trabajos se destacan las opiniones técnicas de carácter interdisciplinario que se emiten para apoyar la labor del Consejo Universitario en temas específicos de interés institucional, y la atención de otras consultas de las autoridades de la Institución, de los auditados, de funcionarios en general o terceros.

Asesoramiento.

Son las actividades relacionadas con el desarrollo y organización institucional y se operacionalizan mediante el asesoramiento, en materia de competencia de la Contraloría Universitaria, a comisiones, revisión general de proyectos o propuestas, elaboración de diagnósticos, así como estudios sobre problemas de trascendencia institucional ya sea por su alcance, riesgos o implicaciones en la Institución.

Promoción de buenas prácticas.

Son las actividades que se ejecutan para favorecer un adecuado ambiente de control interno, tendientes a proporcionar información y capacitación a los funcionarios universitarios, con el propósito de minimizar errores o hechos improcedentes, y promover una correcta, eficiente y eficaz administración de los recursos universitarios. Incluye algunas actividades de control específico relacionado con la transparencia y rendición de cuentas en que coadyuva la Oficina a la Institución.

Seguimientos de estudios.

Se refiere a las actividades que conforman el proceso de seguimiento de resultados, producto de los trabajos de auditoría y que hayan sido informados a las autoridades correspondientes.

Apoyo y asesoramiento interno.

Son las actividades que se realizan para apoyar al personal en asuntos específicos de la gestión de auditoría. También se incluye el asesoramiento que se brinda a la Dirección, y al resto de unidades de la Oficina.

PROPÓSITO

Somos la auditoría interna de la Universidad de Costa Rica que ejerce sus funciones de forma independiente y objetiva, de acuerdo con su Reglamento Organizativo cumpliendo con el marco normativo aplicable; con el fin de coadyuvar en el logro de los objetivos institucionales en apego a la normativa vigente, en beneficio de la comunidad universitaria y de la sociedad costarricense.

ASPIRACIÓN

Ser una auditoría interna respetuosa del marco de legalidad, con profesionales competentes y comprometidos, que presta sus servicios a la comunidad universitaria y la sociedad costarricense; cuyos resultados brindan un valor en la gestión universitaria y ejecución de los recursos públicos, en procura del logro de los objetivos institucionales.

VALORES.

Nuestros valores conforman una guía de actuación que inspiran y regulan el desempeño y comportamiento del personal de la Oficina. Estos valores comprenden:

Objetividad: Realizaremos, en el ejercicio de nuestras funciones, una evaluación de la información y hechos relevantes siguiendo los criterios técnicamente fundamentados, de forma imparcial y sin influencia de intereses personales o de terceras personas.

Integridad: Actuaremos consistentemente en acatamiento del marco legal,  normativo y reglamentario vigente aplicable a nuestros puestos de trabajo y funciones.

Innovación: Mantendremos una actitud de iniciativa, creatividad, disposición al cambio y a nuevos retos, identificando y aprovechando las oportunidades; para la mejora continua de nuestros procesos y servicios y coadyuvar en la generación de valor público. 

Confidencialidad: Cuidaremos la información que recibamos en el ejercicio de nuestras funciones y no la divulgaremos a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo, ni la utilizaremos para lucro personal u otras maneras contrarias a la ley.

Competencia: Desarrollaremos sistemáticamente nuestras aptitudes técnicas, como complemento de nuestros conocimientos y experiencia, en el ejercicio de nuestras funciones.