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Contraloría Universitaria

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Fondos de trabajo. Preguntas frecuentes.

1. ¿Cuál normativa regula en la Universidad la administración de los fondos de trabajo?

Los preceptos asociados con las disposiciones generales que regulan la administración y fiscalización de los fondos de trabajo permanentes o transitorios se han establecido en El Reglamento General para la Administración y fiscalización de fondos de trabajo aprobado por el Consejo Universitario(Sesión 5293-04 del 08/10/08,publicado en la Gaceta Universitaria 38-2008 del 07/11/08. Vigente a partir de 26/02/2009). La información complementaria para conocer aspectos operativos específicos puede consultarse en la Vicerrectoría de Administración y la Oficina de Administración Financiera.

Por su parte, la normativa que regula los fondos de trabajo para proyectos de vínculo externo inscritos en FUNDEVI, se denomina “Manual de fondos de trabajo para programas y proyectos de Vínculo Externo”.

2. ¿Dónde se puede ubicar la normativa relacionada?

El “Reglamento General para la Administración y fiscalización de fondos de trabajo” digitalizado está publicado en la página del Consejo Universitario (www.cu.ucr.ac.cr) Otra información como lo son resoluciones o circulares pueden ser consultadas en la página de la Vicerrectoría de Administración o en la Unidad de Pagos adscrita a  la Oficina de Administración Financiera.

Asimismo, el “Manual de fondos de trabajo para programas y proyectos de Vínculo Externo” está publicado en la página de FUNDEVI.

3. ¿Qué es un fondo de trabajo  permanente?

Es un monto fijo de dinero asignado por la Vicerrectoría de Administración a las dependencias universitarias, para la adquisición de bienes y servicios de carácter urgente, de menor cuantía o que estén expresamente autorizados, sujeto a reembolsos o liquidación contra comprobantes de gastos debidamente autorizados y con el correspondiente contenido presupuestario.

Todo pago o gasto efectuado por medio del fondo de trabajo deberá ser al contado y contra presentación de un comprobante de gastos autorizados. No es permitido efectuar compras de bienes y servicios a crédito.

4. ¿Qué es un fondo de trabajo transitorio?

En un mecanismo de compras para casos de excepción, o de emergencia comprobada o para actividades especiales de interés institucional que se autoriza por un tiempo limitado o para una actividad específica. Debe liquidarse en forma definitiva al cumplirse el plazo o actividad prevista.

Su apertura es autorizada por la Vicerrectoría de Administración, únicamente en casos debidamente justificados. Todo pago o gasto deberá ser al contado y contra presentación de comprobantes de gastos autorizados.

5. ¿Cuáles son los comprobante de gastos autorizados que deben presentarse?

Son aquellos que se presentan en un documento original, emitido por una persona física o jurídica que respaldan los gastos efectuados.Pueden ser facturas o tiquetes de acuerdo con  la legislación vigente.

6. ¿Qué sucede si se realizan gastos improcedentes o no autorizados?

La persona encargada o responsable del fondo de trabajo debe reintegrar el monto respectivo, al menos dentro de los 10 días hábiles siguientes, sin detrimento de otras responsabilidades que se pueden derivar según las circunstancias del caso concreto.

7. ¿Cómo se establece qué gastos no están autorizados a realizarse por este medio de pago?

La Vicerrectoría de Administración establece mediante resolución o circular, los bienes y servicios para los cuales no se podrán efectuar pagos por medio de los fondos de trabajo.

8. ¿Qué instancia está facultada a autorizar compras que no están permitidas por medio del fondo de trabajo?

Para casos de excepción y en forma justificada, la Vicerrectoría de Administración podrá autorizar la compra de los ítems que en forma general no están avalados; sin embargo, la autorización de los mismos debe ser previa a la ejecución del gasto.

9. ¿Qué tipo de responsabilidad asume la persona responsable del fondo de trabajo?

La persona responsable del fondo de trabajo asume la responsabilidad de supervisar la administración correcta del fondo. Debe responder por el buen manejo de los recursos ante cualquier instancia de la Universidad de Costa Rica.

10. ¿Qué tipo de responsabilidad asume la persona encargada del fondo de trabajo?

La persona encargada del fondo de trabajo es responsable por la integridad del fondo de trabajo. Asume la corresponsabilidad de la adecuada ejecución y manejo del fondo de trabajo junto con la persona responsable del fondo.

11. ¿Cuál  dependencia universitaria revisa y tramita  los reintegros de fondos de trabajo?

La Dependencia Universitaria encargada de revisar  y tramitar los reintegros presentados, comprobantes de  gastos y dar asesoría es la Unidad de Control de Pagos de la Oficina de Administración Financiera.

12. ¿Cuáles controles mínimos son útiles para garantizar la integridad del fondo de trabajo?

  • Mantener debidamente custodiado el fondo de trabajo en un lugar seguro con llave, separado de otros fondos y dineros. No deben mezclarse diferentes fondos.

  • Vigilar que los pagos relacionadosse efectúen con recursos del fondo de trabajo correspondiente.

  • Es necesario llevar un registro actualizado y detallado de los movimientos y del saldo de la cuenta bancaria, de manera que facilite el control adecuado de la chequera y realizar todas las anotaciones de la información literal. Además, debe al menos mensualmente, realizarse la conciliación bancaria respectiva.

  • La persona responsable del fondo debe realizar arqueos periódicos. Sin embargo, coadyuva a un control efectivo,  si la persona encargada del fondo realiza  autorevisiones con el fin de verificar su trabajo.

  • Deben utilizarse vales provisionales,indicando información como lo es la  fecha, nombre y firma del funcionario(a) que está realizado algún trámite, firma de quien autoriza.

13. ¿Con qué periodicidad se deben presentar reintegros?

Como máximo al momento en que haya disminuido hasta un 50% del importe total. Debe asegurarse un margen razonable de liquidez.

14. ¿Es permitido firmar cheques en blanco en caso de ausencia de los firmantes en la cuenta corriente?

No es permitido la firma cheques en blanco o al portador por ninguna razón. En caso de ausencia de alguna de las personas firmantes de la cuenta corriente y con el fin de garantizar la operación continua del fondo, se podrá tramitar la firma de una tercera persona de la dependencia universitaria.

Para casos de excepción, considerados como fortuitos o de fuerza mayor, es posible tramitar ante la Oficina de Administración Financiera, pagos urgentes de facturas específicas, con afectación al presupuesto de la dependencia universitaria en cuestión.

15. ¿Qué sucede si se detectan diferencias en la integridad del fondo de trabajo?

En caso de faltante, la persona encargada o responsable del fondo, debe reintegrar inmediatamente o al menos, el día hábil siguiente, la diferencia al fondo.

En caso de sobrante, la persona encargada o responsable del fondo, debe depositar el sobrante del fondo en la Unidad de Cajas de la Oficina de Administración Financiera.

16. ¿Por qué debe firmarse al dorso de las facturas los comprobantes de gastos?

Los comprobantes de gastos de los fondos de trabajo deben firmarse, con el fin de delimitar la responsabilidad. Así por ejemplo, la persona que realiza la compra,  debe indicar al dorso del comprobante de gasto -con su puño y letra-: su nombre, su número de cédula de identidad,  el monto exacto de la compra en números y  letras, y por último, firmar.

La persona encargada del fondo de trabajo no debe escribir los campos indicados en el párrafo anterior si no es quien realiza la compra. Caso contrario, asume la responsabilidad ante una eventual situaciónanómala o alteración presentada.

Así las cosas, la persona encargada del fondo de trabajo no debe aceptar comprobantes de gastos que presenten alguna duda en relación con la veracidad de la información indicada en el cuerpo de la respectiva factura o tiquete de caja.

17. ¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria debe realizarla la persona encargada del fondo de trabajo y debe ser firmada por la persona responsable del mismo.Es útil porque permite realizar una comparación detallada entre los movimientos que presenta el estado de cuenta corriente, emitido por el banco, y los movimientos registrados  en el fondo de trabajo en un período determinado (un mes). Permite explicar las diferencias entre ambos registros y proceder de inmediato a su ajuste.

La persona encargada del fondo de trabajo deberá llevar un registro detallado de los movimientos en cuenta bancaria, de manera que facilite el control adecuado de la chequera y realizar todas las anotaciones de la información correspondiente.

18. ¿Cuáles son los errores y hechos anómalos que se dan  con mayor frecuencia en el uso de fondos de trabajo?

Los más comunes son:

  • Compras realizadas a crédito.

  • Comprobantes de gastos confeccionados a nombre de personas físicas o jurídicas diferentes a la Universidad de Costa Rica.

  • Los comprobantes de gastos no indican las cantidades y el detalle de los bienes o servicios adquiridos.

  • Alteraciones, borrones  o tachaduras en los comprobantes de gastos, ya sean en las unidades que se adquieren o en los montos.

  • No se utilizan vales provisionales de caja, con el propósito de respaldarel monto asignado en casos de compras en trámite.

  • Los vales provisionales de caja no están debidamente firmados  por quien autoriza la compra y por quien recibe el dinero para efectuar la compra.

  • No se cumple con el periodo establecido de cinco días para la liquidación de los vales provisionales.